物业公司品质管理制度

物业公司品质管理制度提要：各部门编写的综合管理体系文件在完成后，由文件管理员按照本规定的要求进行登记、编号，每一份文件只允许有唯一的一个编号 于

物业公司品质管理制度

1.综合管理体系文件增/补发的管理制度

根据综合管理体系的要求，为了保证公司体系工作有序的开展，使管理体系文件得到有效的控制，特制定本办法。 本办法适用范围：申请新增发文件或原有文件丢失、破损补发的情况

因工作需要增发文件时，由申领部门填写《文件增/补发登记表》，经部门经理签字，报主管领导审批后，报至公司品质管理部予以增发。

若文件使用人将文件丢失时，应重新申请补发，由申领部门填写《文件增/补发登记表》，经部门经理签字，报主管领导审批后，由公司品质管理部予以补发。

若文件发生严重破损而影响正常使用时，应将破损文件交回，申请补发新文件。

任何人未经批准不得擅自复制文件。 文件使用人应妥善的保管使用文件。

2.综合管理体系文件编写规定 编写要求

1).综合管理体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互协调。

2).综合管理体系文件编写时力求”表达清楚、准确、全面、简单扼要”，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。

3).遵循”现场、现实、现物”的原则编写各类文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到，一旦发现文件不适用（合），应立即报拟制部门或人员按规定程序修改。 文件编写程序和格式 1).文件编写流程图

2).版面：一般采用A4竖版，便于保管和使用。 3).单行本的编制

i.单行本的内容应参照各中心相应的运作手册编写。 ii.单份工作规程一般没有页面，（如需页面，参照）的格式）；单行本应增加一页面、一目录页。 4).页面

i.文件的内页一般按公司统一规定使用纸张，文件的每页均需有该文件的连续页码。

ii.品质管理部根据总经理批准的修订意见，将全部受控的原综合管理体系文件统一上收实施文字处理，并填写综合

管理体系文件修改状态表。综合管理体系文件的更改与换版均采用换页形式。对于修订引起的增加页采用后缀法标注页码，例如第5页增为两页，标注为＂第5－1页＂和＂第5－2页＂；对于减少页，保持该页格式和页码，并在首行注明＂此页为空页＂。 5).章节编号

i.文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如0；；；……依次表示第一章；第一章第一节；第一章第一节第一条……。 ii.章节以下内容是并列关系时，可采用阿拉伯数字加半括号编排如A、B、c……表示。

iii.在A、B、c……中如仍需分段叙述，则用a、b、c……表示。

6).格式要求

i.综合管理体系文件的编写应按品质管理部规定的统一格式。

a.文件中所有文字均按照统一woRD模板要求。 b.运作手册中流程图中文字均为宋体5号字。 ii.所有综合管理体系文件中所涉及的表格应按统一规定的字体、字号进行制作。

a.表格标题统一为黑体三号字加黑。 b.表格中的文字为宋体小四号字。

c.表格的受控号应位于表格页角的右下方，为宋体五号

字。

7).文件架构和内容

i.综合管理手册：按选定的标准描述综合管理体系，章节与所依据的综合管理体系标准的要素一一对应，其结构如下： --目录 --范围

--管理者代表任命书 --引用文件

--管理方针批准令

--术语及缩略语

--综合管理手册发布令

--综合管理体系要求 --前言

ii.程序文件：标题应说明开展活动的内容及其特点，一般由管理对象和业务特性两部分组成。如”不合格品的控制程序”，对象是”不合格品”，业务特性是”控制程序”，具体形式可参照下例：

目的：一般简要地说明为什么要开展这项活动（即描述为什么要制定此程序）。

范围：此程序适用于哪些范围的活动，指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时应说明禁止事项。

职责：规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限（包括哪个部门协调配合）。

工作程序：按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤，明确规定5w1H： why：要达到什么效果； what：做什么； who：由谁来执行： when：在什么时候做； where：在什么地方做； How：具体怎样做；

应采用的材料、设备、文件等； 如何进行控制（检查）： 应保留的记录；

应注意的例外特殊情况。 （必要时辅以流程图）

相关/支持性文件：开展此项活动应形成的报告，必须应用的记录、表格等，可附上表样或只注明其编号和名称。

物业公司品质管理制度提要：各部门编写的综合管理体系文件在完成后，由文件管理员按照本规定的要求进行登记、编号，每一份文件只允许有唯一的一个编号 于

iii.工作规程及部门运作手册：是对程序文件的补充，编写时应坚持”实际、有效”的原则，使其具有良好的可操作性，内容上应满足5wIH原则，可用不同方式组织，实施”唯一理解”，表达出：

where：在那里使用这份文件； who：什么样的人使用该文件； what：此项工作的名称是什么； why：此项工作的目的是什么； when：在什么时候做； How：如何按步骤完成作业。 iv.运作手册总体结构 组织结构和人员编制

管理范围 岗位职责 操作规程 规章制度/管理制度 质量记录及表格

v.运作手册中”操作规程”部分应包含

目的 范围 职责 操作规程 相关文件 相关记录 文件编号规定

各部门编写的综合管理体系文件在完成后，由文件管理员按照本规定的要求进行登记、编号，每一份文件只允许有唯一的一个编号。 1).公司与各中心代号 XX局物业管理有限公司--ZG --物业管理中心--HH 国际金融物业管理中心--jR DD大厦物业管理中心--kX FF大厦物业管理中心--HS 2).部门名称与部门代号

公司内各部门代号从该部门名称中取两个汉语拼音字母来表示： 3).北京公司

工程事务部--BGS财务部--Bcw

质量管理部--BZG行政与人力资源部--BXR 发展策划部--BFZ保洁中心--BBj 物配中心--BwP 4).物管中心

物管部--wG行政人事部--XR 工程部--Gc安保部--AB 体系文件编号方法

1).《综合管理手册》的编号表达形式如下图所示：

cmPmc-Bj/ZH-□ 版本号（如A、B） 综合管理手册拼音缩写 北京招商局物管公司英文缩写

2).《程序文件》的编号表达形式如下图所示： cX 4.□□-□-□□

要素内程序文件序号 版本号（如A、B） 目录号（如、） 程序文件拼音缩写

3).《运作手册》的编号表达形式如下图所示： yZ-□/□□-□□

部门拼音缩写（如wG、Gc） 各中心拼音缩写 版本号（如A、B） 运作手册拼音缩写

4).《应急防护手册》编号表达形式如下图所示： yj-□/□□ 各中心拼音缩写 版本号（如A、B） 应急防护手册拼音缩写

5).单行本编号原则 DX-□/□□-□□-□□ 序号（必要时使用）

部门拼音缩写（如wG、Gc）（必要时使用） 公司/各中心拼音缩写 版本号（如A、B） 单行本拼音缩写 记录表格的编号方法 1).程序文件表格编号方法： cX 4.□□-□-F□□-□ 修改状态

该程序的表格顺序号 程序序号 目录号

程序文件拼音缩写

2).运作手册表格编号方法： yZ-□□/□□-F□□-□ 修改状态 表格顺序号 部门拼音缩写 各中心拼音缩写

运作手册拼音缩写

3).应急防护手册表格编号方法： yj-□□/-F□□-□ 修改状态 表格顺序号 各中心拼音缩写 应急防护手册拼音缩写 受控号编号原则 1).文件序号：

用阿拉伯数字表示：1代表综合管理手册；2代表程序文件；3代表运作手册；4代表应急防护手册；5代表单行本。 2).公司及各中心序号

用阿拉伯数字表示：1代表公司；2代表金融；3代表航华；4代表华商；5代表凯旋 3).部门序号

i.公司：1为行政人事部、2为品质管理部、3为工程事务部、4为财务部、5为发展策划部、6为保洁中心、7为物配中心。

ii.中心：1为行政人事部、2为物业管理部、3为工程部、4为安保部、5为财务部。 4).受控号编写方法如图所示： □

□ □ □ 0□

受控序号

物业公司品质管理制度提要：各部门编写的综合管理体系文件在完成后，由文件管理员按照本规定的要求进行登记、编号，每一份文件只允许有唯一的一个编号 于

部门序号 公司/中心序号 版本号 文件序号 记录表格

yZ-ZG/BZG-F01-01《文件增/补发登记表》 《文件发放（回收）登记表》 《文件更改申请表》 《文件销毁审批表》 《服务质量检查表》 《审核实施计划》 《内审检查表》

《内部管理体系审核报告》 《不合格项分布表》