如何做好工程监理资料的管理

How to Manage the Project Supervision Materials

中海监理有限公司 金廷柱/JIN Tingzhu

监理资料是在工程监理过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，监理资料就越多，所谓建设工程监理资料管理，是指受建设单位委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。同时也是监理工作的轨迹，是评价监理工作的依据，在此结合深圳湾体育中心工程施工阶段监理资料的管理进行探讨、交流，便于相互学习提高。

(2) 对监理文件档案资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作效率。监理文件档案资料经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案资料库，当监理工程师需要时，就能及时有针对性地提高完整的资料，从而迅速地解决监理工作中的问题；反之，如果文件档案资料分散管理，就会导致混乱，甚至散失，最终影响监理工程师的正确决策。

(3) 对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。一方面，在项目建设单位，作为建设项目的工程监理档案；另一方面，完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料，监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作水平。

1 工程监理资料管理的意义

建设工程监理资料管理，是建设工程信息管理的进行目标控制的基础性工作。

(1) 对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。建设工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息；如果没有及时、准确、可靠的信息，监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息，经过收集、整理、加工和传递，以监理文件档案资料的形式进行管理和保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。

一项重要工作。它是监理工程师实施工程建设监理、成竣工以后，监理工程师可将完整的监理资料移交建

2 建立监理机构内部责任制和工作制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点，加工程序的生成及阀块加工仿真过程。

参考文献

工大学.

[3] 成大先主编 机械设计手册第四版第四卷.收稿日期：2018-08-20

湖南沙市麓谷大道677号中联重科通讯地址：

混凝土机械公司1013室(410205)

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3 结束语

本文主要利用Pro/E的CAD/CAM模块对液压阀块的结构设计及优化进行了研究，证实了利用Pro/E主要完成了以下研究工作：

利用Pro/E中的CAD模块确定基本的阀块体尺寸及油孔连通和阀体优化结构；

（2）通过液压阀快的加工流程图，利用Pro/E中的CAM模块，设置相应加工步骤、加工参数，完成

中 CAD/CAM模块进行三维阀块结构是可行的。其中，[1] 李利. 液压集成块智能优化设计理论与方法研究/大连理

《关于PRO/E的铣削加工》，PTC公司资料.（1）通过液压原理图，结合阀块的种类和选型，[2]

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机务管理Machinery Maintenance Management制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。监理工作范围清楚了，监理资料的责任也就明确了，保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理机构还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。

监理人员汇报监理工作时，应同时汇报监理资料的情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。

例如深圳湾体育中心，在项目成立初期，已建立了明确的监理机构内部责任制和工作制度，对本工程的施工监理共划分了多个专业监理组，有土建、钢结构、幕墙、屋面、给排水、暖通、消防等，在每周一上午9：30定期举行内部例会，会中听取各专业监理组的周报汇报（各专业组均编写了一周工程周报，）， 对各组一周的工作完成情况进行了解，并以每周周报及每月月报形式将施工情况报送至业主，更好的将现场施工信息进行了传递，同时在周末、节假日期间都制订了轮流值班制度，保证岗位工作的连续性。

3 要重视对施工资料的监理

监理资料管理要做到及时、真实、有序，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要的工作内容。

施工资料也是日后施工单位质量责任的证据。施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视，在第一次工地例会上就要强调施工资料的重要性，要交待有关施工报验工作的程70

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序和基本条件。特别在施工准备阶段一定要严格把关，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的工程例会上也要多次重申，并争取获得业主的理解和支持。

4 加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持

监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持，监理资料中

的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等等，都由业主提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。

5 监理日记是总监检查监理工作、监理资料

的主线

监理日记是逐日记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的全方位，时间的连续性强，

它是总监检查监理工作和监理资料的重要线索。

总监应定期签阅监理日记，这样既检查了监理人员的工作，又熟悉了监理情况。对于监理日记的检查，总监理工程师可根据监理人员的职责和施工进度，检查监理日记是否有漏记部分，例如：工程施工已到基础验收阶段，工程项目某单元的土建。专业的监理日记中应有该单元的施工方案报验、材料报验、测量放线报验、基础隐蔽工程报验等事项；如期间内有召开工程例会、质量问题处理等事项也应有记录。以这些记录为依据，可再进一步检查该监理人员负责的监理资料是否完整、及时、分类有序。如监理日记中记载水泥进场报验，可核查当天有无水泥报验单，并检查所附的水泥合格证、准用证等质量证明资料是否齐全、有效；如当天有测量放线报验记录，可检查当天是否有测量放线报验单，并检查所附的施工单位自检资料及测量成果、监理复测记录等。我们还可以根据有关监理资料来核查监理日记。如：根据某一份原材料报验单的日期，检查该天的监理日记是否有记录等。这样不但检查了专业监理工程师所负责的监理资料，也同时检查了监理工作的质量。监理日记审阅后，总监理工程师应签字留下记

机务管理Machinery Maintenance Management录。目前有的监理日记记录过于简单，内容不完整；有的记录内容不准确，只记录施工形象进度，监理工作内容却未认真记录，有的记录日期与施工资料不相吻合等。对于监理日记的缺陷，总监理工程师应及时检查，

善制度的同时，理解资料工作，正确对待资料工作，使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势，尽职尽责地完成工程项目，规范的档案自然就水到渠成。

督促改正。这样，总监理工程师通过监理日记的核查，7 工程监理资料管理的要求

既能掌握每个监理人员的工作情况，同时也可以督促监理人员按规范要求作好监理工作。

6 工程监理资料员的定位

有些工程监理单位，大多不重视资料员工作，在定位上，很多工程监理单位将资料员定位为职能较为简单的文员，视为只负责简单的文件收发、整理存档，其实目前监理资料员的工作现状，尤其是大型项目，一方面，在施工阶段，需要和着现场紧张的节拍而忙着资料的验发、传递及一些内务资料编写与整理，同时需兼顾归档的要求和为归档而准备，另一方面，在工程完工后，又要忙着档案资料的编制和审核，工作内容饱和而繁忙，资料岗位却是唯一的一个享受“底线”待遇的岗位，未充分重视其的重要性及充分挖掘、发挥其个人能力，使监理资料员的工作热情在一定程度上受到局限，未向综合型人才转变，实用技能不多，在一定程度上打击了工作的积极性。例如，深圳湾体育中心，项目总监非常重视资料管理工作，监理资料的管理总监亲自抓，认为资料员其工作职能等同于部门领导秘书， 重视资料员的全面发展能力，如一些对外函件及内务资料的编写，总监总是很信任地让资料员编写，如发现有不宜之处，通过悉心指导再纠正，让资料员在写作能力方面有更大的突破，极大的锻炼了个人能力。

其实监理工作能否顺利开展，与监理资料员的工作与能力关系很大。如何很好的发挥监理资料员的综合管理职能，使其具备综合素质才能，不仅是单一的资料收

发、归档职能，对工程监理单位来说是一个挑战和创新，需要有一个循序渐进的过程。作为项目监理资料员，还应该不断学习新知识，因技术、材料等是不断更新的，只有通过不断地学习，补充自身的不足，才能适应发展的需要。对其他工程的资料做得好的方面，应该虚心学习、吸取经验。通过与其他监理机构的相互交流、相互

学习，取长补短、不断完善，真正做好监理资料工作。而解决监理资料管理的根本还在于：将资料管理重要性的意识灌输给每一位管理者和参与者，在规范管理和完施工阶段监理资料的收集与整理应与现场实体施工进度同步进行，贯穿于工程监理工作的全过程。

监理资料管理的基本要求：及时整理、真实完整、分类有序。为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监理工程师应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式(包括用纸尺寸)、份数达成一致意见并指定专人进行监理资料的日常管理及归档工作。具体要求如下：

图1 深圳湾体育中心，资料整理共分15卷图

图2 深圳湾体育中心，分项存放图

(1) 工程监理过程中，项目监理机构应将监理资料

按施工时间顺序分卷、分册编目归档，以便于跟踪管理。

例如深圳湾体育中心工程资料编号管理，由项目代码+卷号、分项目录的组成，深圳湾体育中心的项目代码为FJ09001” ，工程资料管理共分为15卷（如图1所示），每卷再分为A、B、C、D……项（代表不同的内容，如图2所示），如监理周例会的存档，文档卷目录为“ 08

A”（第8卷A项），它的索引目录为：FJ09001/08A/000001~***），同时采用档案资料盒存放，待同项资料满盒后，再在资料盒目录上进行第一册、第二册……的

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“（机务管理Machinery Maintenance Management标识，并做好相应的册目录（如图3所示），此种存档方法非常有利于文件的分类存放及方便查找。

图3 卷内册目录图

(2) 工程开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门进行联系，明确监理资料组卷及归档的具体要求后进行收集整理。对于竣工资料的要求，项目监理机构应与建设单位协商一致，并使资料管理符合有关规定。

例如深圳湾体育中心资料的组卷及归档，严格按深圳市城建档案管理制度执行，深圳市城建档案馆针对

资料管理作出了归类划分，分为A类（交由档案馆存档）、B类

（交由建设单位存档）、C类（施工单位自身存档），目前已将明确的存档要求贯彻落实至各施工单位。

(3) 开展监理工作时的工程用表，对于

《建设工程监理规范》中已有标准表式的，监理过程中应按要求填写；对于没有相应表式的，工程开工前，项目监理机构应与建设单位、承包单位进行协商，根据工程特点、质量标准、竣工及归档组卷要求，协商一致后制订相应的表式。

(4) 归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工

程建设活动的全过程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

(5) 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能

分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

(6) 编制卷内文件页号的要求：卷内文件按有书写72

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内容的页面编号，页号从“１”开始。单面书写的文件页号编写在右下角；双面书写的文件，正面页号编写在右下角，背面页号编写在左下角(折叠后的图纸页号一律编写在右下角)。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(7) 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订，既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订要求采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

(8) 案卷装具要求采用档案资料存放标准盒。（由深圳市城建档案馆印制）

8 管理中应注意的问题

针对监理资料的管理实践，提出以下几点注意事项：(1) 归档的文件应为原件，内容必须真实、准确，与工程实际相符合。特别是有关工程“三控”及合同的重要资料，必须要求有关方提供原件。

(2) 归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素

墨水、兰黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，且字迹清楚、图表整洁，签字盖章手续齐全。

(3) 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70ｇ以上白色书写纸制作，统一采用Ａ４幅面。案卷内不应有重复文件，不同载体的文件应分别组卷。

(4) 专业监理工程师应根据要求认真审核资料，不得对资料进行涂改、伪造、随意调取或损毁，不接收经涂改的报验资料。

(5) 报验资料中的报表必须按规定填写，每个报表

的附件必须齐全并按相关规定排序。

(6) 工程所用材料出厂合格证如无原件，有抄件或原件复印件亦可，但抄件或原件复印件上应注明原件存放单位，抄件人和抄件、复印件单位签名并盖公章。

(7) 对最能反映实际监理工作过程的监理日志，记录时必须做到真实、准确、全面，以备日后查阅。

实践证明，要做好监理资料的管理，应在提高监理人员素质的基础上，总监理工程师应予重视，完善

制度，落实责任，勤于检查督促。这样，工程竣工后

就能留下一份满意而放心的监理资料。收稿日期：2018-11-18

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