中国西部科技２０１３年１２月第１２卷第１２期总第２９３期 ６１ 档案数字化／ｊｇ－Ｔ－过程中的质量控制 郭晓春 （成都飞机设计研究所，四川成都６１ ００９１） 摘要：本文介绍了数字化加工过程中的质量控制的意义及如何利用质量管理进行数字化加工质量控制，提高产品质量，从 而为档案数字化建设提供可靠的数字资源服务保障。 关键词：档案数字化加工；质量控制；质量管理 Ｄ０ｌ：１０．３９６９／ｉ．ｉ ｓｓｎ．１６７１—６３９６．２０１３．１２．０３０ 计算机技术和信息化技术的飞速发展，为数字档案馆的 建设提供了重要的技术支撑。为了更好地满足用户对档案资 料的检索与查询，保护重要原始档案资料，只有将纸质档案 通过计算机技术转化为数字化资源，形成数字档案资料，才 能更好地发挥档案服务支撑功能。那么，如何加快数字化进 程，确保数字化质量，提升数字化资源的利用率将是今后面 临的主要问题。因此，必须在数字化加工过程中制定加工规 范以控制数字化质量，才能使数字资源更好地为用户服务。 １ 质量控制的内涵及意义 质量控制即为使人们确信某一物项或服务质量满足规 定要求而必须进行的有计划的系统活动，为达到质量标准而 相应采取的一系列方法的措施。档案数字化加工是档案数字 化建设的重要环节，数字化加工质量的好坏直接影响数字化 信息服务质量和档案部门的工作形象。 质量控制在档案数字化加工中，为档案数字化加工提供 了一个具体、严谨、完整的管理计划，从而规范地、强制地 对数字化加工的每一个环节和流程进行标准化管理，使数字 化加工的管理更科学化、系统化、制度化，从而全面提升档 案数字化加工的质量管理水平，推动档案数字系统资源建设 又好又快发展。 ２数字化加工质量控制方法 纸质档案数字化加工的基本环节主要包括：档案整理、 档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数 据验收、数据备份等。 数字化产品质量和服务的质量是今后档案工作的一个 方向。在实际工作中，要结合具体工作制定质量计划、目标 和职责并通过活动实施质量控制及持续的质量改进，数字化 加工过程即是质量管理控制过程，产品要求准确快捷地交付 实用；以用户为准，提供用户满意度要求为准，全面、全员、 全程管理。数字化加工是一个环环紧密相扣的系统工程，前 一环节的工作往往影响下一环节的工作，因此必须加强全员 的质量意识，全程严把质量关，不仅要抓好人员的培训，也 要从制度上做好约束。 ２．１统筹安排，做好规划 档案数字化加工就是通过计算机与网络进行管理和提 供利用，利用数据压缩技术、高速扫描技术、存储技术等信 息处理手段，将纸质、声像等传统介质转化为计算机可识别 和处理的信息，并以数字代码方式存储起来，是加工具有有 序结构的数字档案信息资源的工作。其基本原则是使档案信 息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使档案信息资源在 有效范围内得到共享。 为使数字化加工能顺利进行，必须做好前期的准备工 作。而质量控制过程就是从源头上保证数字化加工的质量， 那么，首先就要对计算机的硬件及软件有要求。其中，硬件 包括：计算机及扫描仪、数码相机等设备，软件则是可以用 来作为图像处理的软件。数字化加工的每一个过程都必须经 过质量控制，才能为数字档案馆的规范建设提供有力的支撑。 在选用计算机及外设时，应考虑数字化档案的数量，扫 描的速度、数字化质量及经济价值，选择具有先进性和易于 维护的产品。此外，与该设备相配套的扫描软件也要具有前 瞻性，一款好的扫描软件不仅可以扫描各种不同的纸质资 料，还可以帮助进行图像处理，减轻后期工作量，提高工作 效率和扫描质量。 ２．２树立质量意识，制定数据加工规范 制定数字化规范是有效保障档案信息数字化质量、提高 数字化工作效率以及保障数字化文件安全性的基础性工作。 档案部门在实施档案信息化建设项目时，应根据国家相应的 标准、规范，制定符合自身需求的规范标准，使档案信息数 字化建设达到标准化和规范化，切实保障档案信息数字化质 量，提高数字化效率。 规范性是开展档案信息数字化最重要的原则，也是确保 数字化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是： 数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文本格式和工 作标准进行，并尽可能采取国际通用标准。档案信息数字化 的主要目的是利用网络这种的信息传递方式提供档案服务， 因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可 的规范与标准。这样做，不仅能够减免因存储格式和软件平 台的不同而进行转换所造成的资源浪费，而且还能提高信息 存储传输的效率。选择电子文件长期存储格式时要考虑格式 的公开性、可扩展性和标准化程度。采用标准化格式的电子 文档通过网络传输在不同平台上读取有优势，这样有助于选 择档案信息数字化的最佳技术方案。并可实现数字化档案信 息、图书情报信息，及其他文献信息检索利用的一体化，实 现不同数据仓库的“无缝对接”。 在数字化加工过程中，还要有明确的质量计划、质量方 针和质量目标。要严格制定数字化工作的流程及质量规范， ６２ 对整个服务过程的每一项活动都要规定具体做什么、如何 做，确保流程标准化、规范化，同时要阶段性的检查和评估 质量规范和质量标准的执行情况，确保服务水平的稳步提 高，也为今后的质量管理提供了基础。 因此，应根据档案行业标准《纸质档案数字技术规范》 科学管理 业的新技术和新发展，成为一专多能的复合型人才。这样才 能有足够的实力对档案信息数字化以及档案管理的各个环 节实施“质量控制”，以适应社会需求，保证档案事业的可持 续发展。 此外，要以人为本，人是质量控制的主体。要理解人， 尊重人，激发人的积极性和创造性，挖掘人的潜能，充分发 对数字化的规定，再结合本馆的实际，来制定数据加工规范。 只有从标准化的角度出发，才能保证数字化加工的质量。 挥人的才干，在工作中提高综合素质，以取得最好的工作绩 效。要以轻松、愉快的心情体现个人价值和集体荣誉感，为 用户提供满意的服务，持续不断地改进、提高工作质量，朝 着追求卓越的目标努力。 ２．３加强质量管理，制定加工方案 档案信息的数字化工作面广量大，耗时耗材，须讲究工 作效率和效益。在充分分析研究的基础上选择最优化的档案 数字化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信 ３结语 档案信息数字化建设是一个长期、持续的工作，因此必 须高度重视对档案数字化加工过程的质量控制，只有确保质 量控制中的每一个环节落到实处，每一个责任人都能够各负 其责，保质保量完成任务，才能确保这一工程的有序、有效 建设，为档案信息的网络化、现代化管理打下坚实基础。而 在数字化加工过程中借鉴或引入全面质量管理理论，能够不 息存储格式、信息组织模式等）和最适宜（先进、高效、经 济）数字加工系统设施等。合理的技术方案确定，是整个数 字化工程成败和效率高低的关键；优良的数字加工系统，更 是档案信息数字化工程的“善事之利器”。尽管数字化加工系 统的建设配置可能需要较大投入，但它具有一次性投入而长 期受益的特点。构建良好的档案信息数字化加工系统，将极大 地提高档案信息数字化加工的速度，加快数字化的发展进程。 而质量管理强调必须使影响数字产品的质量隐患在数 断促进加工方法的改进，有效地提高数字化加工成果的质 量，为档案数字化信息建设提供有效保证。 参考文献 字加工全过程中始终处于受控状态，更强调过程控制而不是 待加工出来以后再进行校对检查，这样做的好处是在加工过 程中可消除每一个环节中的不合理因素，确保产品的质量， 确保各环节都符合原则和标准，都能做到正确无误，一旦发 ［１］王克静，张英杰．档案数字化加工若干问题思考与实践［Ｊ】＿科技成果管 理与研究，２０１０，（６） ［２］倪晓敏．档案数字化加工质量控制浅析［Ｊ］．机电兵船档案，２００８，（５） 现问题及时纠正，就可确保最终的工作质量，使档案数字加 工的失误控制在最小程度，整个过程都必须处于受控状态， 为后期档案的数据库建设的质量提供可靠保证。 ［３］余志华，王晓玲．ＩＳ０９０００质量管理体系在档案数字化加工中的运用［Ｊｌ ｌ机电兵船档案，２０１１，（２） ２．４强化业务培训，提高加工人员综合素质 档案数字化加工涉及计算机软硬件与扫描技术、图像处 理技术、存储技术、数据库技术和档案基础等知识，对档案 人员的综合素质提出了更高要求。人员素质在一定程度上决 定着数字化工作的质量和数量，因此需要加强对人员的培 ［４］建英．图书馆的质量管理与可持续发展 ．天中学刊，２００３，８，１８（４） ［５］熊珊珊，赵金卓，张祯．档案信息数字化建设应重视“质量控制”［Ｊ］．中国 西部科技，２００９，（５） ［６张立新．６］高校档案网络信息资源建设的质量控制［Ｊ］．长春师范学院学 报（自然科学版）’２００５，２４（３） 训，使其掌握现代化信息技术，不断更新知识结构，提高业 务水平。要针对性地分层次地持续开展业务培训ｌ＇并结合工 作需要，不断优化员工的知识结构，使员工熟悉和了解本专 （上接第４５页） 考虑，运用系统分析的理论、优化的方法，以全流域乃至与 【作者简介ｌ郭晓春（１９６８一），女，山东济南籍，大学本科， 工程师，研究方向为数字化制作。 利、保护环境。流域战略的制定既要兴利除弊，合理地开发 利用资源，给人类创造稳定的、优美的生产、生活条件，又 要维持人类与自然界生产的协调性与和谐性，以不断促进人 类经济社会不断向前发展。 参考文献 ［１］孙义．浅析水利工程建设与保护生态环境可持续发展［Ｊ１＿轻工设计， ２０１１，（３）：１２２・１２２ 相邻流域综合利用效益最大为目标，选择最优方案。 这个最优方案的实质就是要同时考虑经济效益与生态 平衡，要从整体出发，全面控制整个流域的水土资源，使水 土资源能够高效地、长期地维持稳定性的生产力，并提供优 良的环境质量，消灭洪、涝、旱、咸、灾和防止水土流失、 保护环境不受污染，以期维持自然过程和人类赖以生存发展 的系统如农业、森林等，保护生物的多样化及保证人类持 久地使用各种生物品种和生态系统，特别是鱼类和其他野生 动物等。 ［２］石吴，熊继斌，陆勃，李永春．浅谈水利风景资源开发中的水生态环境保 护措施［ＪＪ．城市建设理论研究，２０１２，（２９）：３５—３７ ［３］王翠红，吴广勇．浅谈我区水环境保护存在问题与对策【Ｊ］．水利科 技，２００８，（１０）：１Ｏ－１２ ４结语 总之，水和水利是环境大系统中的一个重要的子系统， 也是世界发展的重要条件。社会愈向前发展，愈需要开发水 Ｉ作者简介ｌ苏立艳（１９７８一），女，吉林四平籍，工程师。
