办公自动化系统三个层次

要发送邮件，首先需新建信笺并对其进行编撰、写作

当用户进入到个人邮箱时，缺省打开收件箱。收件箱中显示当前用户的全部邮件记录， 可以通过上、下翻页在视图中浏览所有邮件。在视图中点击某一封邮件的链接，就可以 打开邮件

发信箱中保存的是在发送信件时选择了“保存到发信箱”选项的信件。用户可以再次查 看这些已发送的信件内容

写好的邮件如果不发送，可以单击“保存退出”按钮，该邮件将被保存到“草稿箱”中 如果想删除某个邮件信息，那末用户可以在收件箱、发件箱、草稿箱的信息列表中选择 要删除的邮件信息前的复选框后，单击“永久删除”按钮，该邮件信息将被直接删除； 而如果单击“删除”，该邮件信息将被转移到“废纸篓”中。

文件夹中存储的是在“邮件规则”中设置的转入相应文件夹中的邮件，用户可以点击相 应文件夹来查看

通过制定一定的邮件规则来自动管理邮件。在规则中可以设置多个转移条件和多个转移 操作，当规则删除或者修改后，原来的规则将再也不起作用

在邮箱配置中可以设置签名档和文件夹，还可以设置收到邮件后进行回复和全部回复时 是否附带原文以及是否显示时区和选择所在时区

用户在使用邮箱时可以随时打开邮箱信息查看邮件总数和邮箱空间的使用情况等详细信 息，方便用户作出针对性的调整。用户还可以单击页面中的“压缩邮箱”按钮来对邮箱 内容进行自动压缩，以节约服务器磁盘空间

把各个功能模块的待办文件通过建立连接，集中放到这里，方便用户集中处理公务。 用于当用户在遇到特殊情况不能处理“待办事宜”模块下记录的文档时，可以通过本模 块设置委托待办人，暂时代替自己处理授权的文档。

定制个人日程安排的日、周、月、年计划，并提供计划的查询、维护。

提供个人电子文档管理，作为保存备份。数据全部保存在网络存储器上，可以随时通过 浏览器访问。

包括“邮箱设置”、“修改密码”、“BBS 设置”、“个人信息”、“个人主页”、“收藏夹设置” 模块设置页面的链接，方便当前用户快速设置自己在本系统中的相关信息。 每一个用户都可以建立自己的个性化页面，用户可以将自己最关心的业务内容安排到自己 的页面中，只通过自己的页面，了解到自己相关工作和任务。

可 以查看 当前用 户地址 薄中用 户的信 息。包 括：姓 名、 Email 地址、所 在城市 、 住宅电话 等详细 信息。 可以查 看个人 、群组 、从地 址薄 导入、 查看公 司通讯 录 用来存储当前用户时常访问的网站链接，方便用户快速访问所需网站。它就惟独“链接 管理”一个模块。

领导要交给下级一些任务去完成。为了解决交办任务的遗忘问题，保证领导和下级之间 进行清晰的沟通以及方便双方对自己已知的交办信息的管理。

用于催办和提醒(以邮件、短信的方式)用户按时完成某项事务的处理。本模块由设置 管理员和新建催办提醒两部份组成。

写 邮 件

收 件 箱

发 件 箱

草 稿 箱

个人邮箱 平台

废 纸 篓

文 件 夹

邮件规则

邮箱配置

邮箱信息

待办事宜

委托办理

个人日历

个人文档

个人事务 平台

个人设置

个人主页

个人地址薄

收藏夹

办公信息 平台

领导交办

催办督办

领导日程

用来安排领导的工作日程，使领导的工作井然有序。

用来接收员工的来信，使上级领导及时了解和处理员工的反映和意见，以便加强领导和 员工之间的交流。

会议安排的网上申请、审批、会议通知起草、通知发放、反馈采集、会议记要生成、办 理结果反馈。会议室资源管理，实现可视化调配。

自动统计各部门业务流转的件数、办事周期，可以查看相应办理效率，以便高质量、高 效率地完成工作任务。

类似于公文统计，统计的范围来自模板管理。 “应用级统计”惟独系统管理员可以查看， 普通用户查看不到“应用级统计”。

为所有需要进行审批流转的模块提供定制好的流程，即提供定流程。如果有模块的流转 需要用到流程，只要在“流程定制”中定制即可。

发文管理将提供针对各级部门和分公司之间的公文流转功能，实现从拟稿到红头文件下

领导信箱

会议管理

公文统计

通用流程 统计

流程定义

发文管理

发的一个完整流程的控制，并支持公司与其子公司及各级下属单位的公文交换。

请示报告 提供内部请示文件的审批、反馈和办理过程的流转。

提供外部单位来文的处理， 包括电子文件的处理和纸介质的扫描处理。 完成来文的登记、 传阅、审批、办理和归档功能。

信访管理主要由信访接待、信访电话转办、领导接待日、重大信访信息通报等几个子模 块组成。主要用于各种形式信访的接待和处理工作。

一个电子公告的地方，有通知、海报、新闻、简报，可实现信息的编辑、发布、回复、 采集等功能。实现分部门类别进行管理。

记录单位或者企业发生的大事，如周年庆祝、机构改革、信息化建设、重大案件等。 提供了相互交流和学习的场所，任何人都可以在上面提出论题，可以对提出的论题发表 自己的观点。可方便查看所有最新回复内容。

领导或者公司重要工作动态，提供清算总中心的重大项目发展动态等信息。 通过专门的意见建议采集和处理渠道，集思广益，不断地发现和改善存在的问题。

收文管理

信访管理

公 告 栏

大 事 记

讨 论 区

工作动态

公共信息 平台

留 言 薄

公共通讯录 按组织结构维护和显示员工的联系方式和照片，增进员工相互认识，方便沟通 规章制度 管理用户单位的各类规章制度、相关法律法规。

常用资料 存储公司或者部门常用公用文档，方便指定人员查阅 动态新闻 常用信息 手机短信

用来发布最新的新闻，使公司的员工及时的了解社会、经济的发展等信息 为员工提供一个日常办公所需要的各种常用的信息、表格、软件等。

通过办公系统直接发送短信和公文的短信提醒功能，以及短信回复，使用户可以在未在 线的情况下，与 OA 互通信息

对单位的图书资料提供登记、借阅、归还等管理。

提供公司内部办公用品等物资的详细记录和管理，对物资的申请、购买、入库、领用等 环节进行统一管理，并提供简单的金额登记管理，支持基本统计功能。包括电脑的管理 等，实现类似网上商城选购的办公用品申购。

图书管理

办公用品管

理

行政业务 固定资产管 对于公司的固定资产的申请、购买、领用、维修、报废等过程进行管理，保证固定资产

的合理利用 理 管理平台

费用申请

对于各种日常各种费用申请，办公自动化系统中按照用户实际费用申请流转处理方式， 进行流程配置，按照对应用户实际费用申请表的格式，制作费用申请表单

网页上的费用填写及单据打印可以替代日常用到的报销单及费用明细表，结合网上的处 理流程共同完成报销。

费用报销

实现单位车辆资源登记、用车申请审批，领导批车时可进行冲突检测，避免浮现一辆车

车辆管理

在同一时间内重复批给不同的用户使用，设有当前车辆使用情况一览表、部门用车费用 统计表等，方便进行车辆查询。

管理员对公司外出公差的人员及事务进行管理的模块。可记录外出人员外出地点、时间

外出管理

等信息。提供“快速搜索”和“高级搜索”两种检索方式，可以让用户方便、快捷地查 看相关信息。

接待管理

接待审批要求实现对来客进行接待的审批过程，可以实现接待员登记、领导审批、相关 部门办理等办公业务环节全过程的电子化处理。

用于解决公司内部的电脑故障，实现从电脑故障的申请、处理、解决等过程的电子化。 电话记录要求实现来电的登记、领导审批、相关部门办理等办公业务环节全过程的电子 化处理。

支持普通图片、 flash 等贺卡的传送，可以给系统中用户发送贺卡。用户选择自己的要发 送的贺卡，书写相关信息进行发送。

主要起到对整个 OA 系统各个模块进行统一调度管理的作用，本模块惟独系统管理员有 权限操作

提供系统用户的注册、机构调整和员工迁移等功能。

现代技术手段将这些流程自动化， 并对这些业务流程有效的管理便是工作流解决的问题；

流程管理

以网络和系统定义的规范执行流程，避免了人为的随意处理和拖沓，使员工责任明确， 权限分明。把具体事务落实到人，公司的办公流程变得规范、有序，效率和执行力均得 到提高。

配置中心

为系统中一些参数的定制接口，包括原来第三方工具的配置接口以及一些管理链接的打 开入口。该模块惟独管理员具有权限

提供公司及各级机构的公文库和流程定义数据库的配置管理。 用于对 OA 系统中的模板进行同一配置管理和添加删除操作。 用来创建具体的期刊，方便员工查看

用来维护用户的签字文件信息，以方便在审批公文时使用

用于在公文审批过程中对处理人的身份进行确认，加强公文审批和流转的安全性，防止 非法用户对公文进行未授权的操作

按照网站、部门、模块、人员的统计方式，提供分析、统计后的数据，以报表、图表、

统计中心

Excel 等方式展现给特定的用户。 使其全面了解企业中办公自动化系统的运行情况， 改善 工作效率。管理员可以维护本系统权限，某些用户可以统计某部份报表。管理员和管理 员指定的用户可以查看系统中的统计结果。管理员可以删除用户保存的统计报表

网站配置

配置办公系统门户网站的页面格局、样式、数据源、权限等，用户可以按各自的需求去 定制所需的信息源，使得用户由被动的接受信息，变为主动按需“索取”。

可以面向员工(可选择地)组织网上调查活动，以便快速、方便地了解员工对工作、生 活方面的满意度，作为下一步工作决策与开展的参考。 发表公司图片新闻，并对其进行统一管理和发布。

提供全站所有信息的统一搜索，也可直接链接到公共的搜索引擎上进行相关信息搜索 提供在线的匡助功能。针对不同的功能模块，为用户提供相快便捷的匡助。

电脑热线

电话记录

贺卡管理

管理引擎

用户管理

系统管理 平台

公文配置 模板管理 期刊管理 签字库

安全审计库 将系统中重要的操作记录到日志中。分别记录登录日志，删除日志和存取控制日志 密钥管理

网站管理

网上调查

图片新闻 站内搜索 用户手册

维护合同管理和对应流程定义库的地方，在系统创建后，首先需要在模块管理中创建好 合同流程定义库和合同管理流转库

管理员需要预先定义好合同审批的各个流程，才干在合同管理模块中处理审批流转 由管理员来维护系统的各项配置信息，包括系统权限的维护、系统使用数据的配置、系 统归档处理等

基础数据类别下面，主要维护了与合同管理系统相关的一些周边数据。如合同模板、客 商信息、项目信息和联系人信息等。维护基础信息，使得合同管理系统能更完整的使用。 模块惟独合同管理员和基础数据人员有权限进行操作维护

合同管理系统有的系统首页，显示了系统中常用的信息和与当前用户业务相关的代 办事宜

合同中心是所实用户都可以有权限访问的，主要有合同单以及与合同单相关的其他表单 的审批处理，此外还有待办事宜和系统提醒。合同中心中的合同信息、紧急合同、履行 情况、发展安排、合同变更、合同解除与结算中心下面的结算安排、结算细节一起，成 为合同管理系统的核心部份

是专门提供给财务人员处理与合同相关的收付款结算记录的地方

日常信息包括“通知公告”和“业务知识”两部份。其中，“通知通告”模块用以合同系 统中发布一些通知通告，方便员工查询

分别有统计报表、财务台帐、合同台帐和变更合同台帐四个模块

管理员可以在合同历史库类别下为其分配一个导航链接，这样，用户想要查看历史合同 计中心和基础信息

模板管理

流程定义

系统管理

基础数据

系统首页

合同管理 平台

合同中心

结算中心

日常信息

统计中心

合同历史库 就非常方便。历史库分为以下五个信息管理类别：合同信息、履行情况、财务信息、统

人员信息管理和维护，在职、离职、退休员工的统计。人员变更、登记、信息的选择性 导出等

员工信息

劳动合同管

员工当前合同和历史合同的记录，待处理合同记录，合同编号管理

理 员工异动

人力资源 管理

薪资管理 绩效考核管

理 培训考试

包括四种业务的管理。解聘申请、离职申请、续签申请、异动申请 岗位级别工资的管理和维护，生成月工资和工资台帐信息导出。

考核人员维护表，出勤登记，考核参数的设置，考核表的记录

其中培训系统用以起草培训计划,发布计划的管理和维护， 其中考试系统用于课程、 试卷、 题目、答卷的管理和维护。

图形展示公司职能结构图，每一个部门的岗位设置，岗位职能，及常用业务、办公流程的 说明，支持办事查询。

员工的假期申请，通过选择不同的假期类型发送给不同的领导进行审批，简化员工请、 休假过程。

对于员工一段时间积累的假期进行统一管理，通过发布更新年假记录的方式，让职工了 解自己的年假剩余情况。

对于出差进行审批，并可以进行出差计划、借款、行程安排、出差总结等一系列工作。 用于对公司员工的出勤情况进行无纸化的统一管理和统计

办事指南

假期申请

考勤管理

年假记录 出差申请 签到管理

考勤统计

对于一段时间的考勤，系统自动综合出差、请假、外出等特殊情况，进行考勤统计，并 可以导出报表。

管理员可以在上侧导航到看到，主要是对系统中文件类型、存储库、体系分类、体系文 件管理员等的维护

实现当前登录者属于体系文件发送范围内接受到的一条通知记录，包括已读和未读两个 视图

实现对体系中文件的发布、勘误、作废、记录等流转操作，用户可以在这看到自己要处 理的文档和已经完成的文档

主要查询体系中除“记录格式”外分类下的文件，可以查找对应的公司、部门使用的文 件

用于查询公司、部门等各种已发布的记录格式文件

对体系中文件进行内审、管理评审、外审、日常监察、并对审核标准进行管理、不合格 项统计等功能

为了及时提示有关体系文件发布、勘误、版本更新的信息，将它们生成通知展示出来并 进行管理

用于发表体系自有的图片新闻，并对其进行统一的管理

管理员可以为每一个模块设置管理，由模块管理员来管理体系中各个小模块

文件维护

文件阅览

文件处理

综合管理 体系平台

文件清单

记录清单

体系审核

体系通告

图片新闻 查看配置

文档中心首 首页上用户可以看到文档中心分类树和顶节点分类下最新文档、 文档排行、 文档库统计。

用户可以在分类树上选择要查看的分类，点击能看到此分类下所有发布的文档 页

设置文档中心导航中的各级分类名称，结构等。设计、各级分类权限，调整、修改，迁

分类设置

移分类等功能。具体包括： a 修改顶节点分类信息、 b 新建分类、 c 修改和迁移分类、 d 删除分类

投稿包括两部份： a 直接发布，分类的管理员、发布者在分类树上选择有权限的分类， 进入后能看到“投稿”按钮，进入文档信息栏，文档信息完成后，点击“提交”文档直

投稿

接发布， “保存”将此文档保存到投稿中心中。 B 管理员审批，普通用户在提交投稿后， 文档会暂时保留在投稿中心中，同时给管理员发送邮件提醒。待管理员审批后，即可发 布

为实现文档修改版本的维护，文档作者可以签出编辑文档，签入后可以生成历史版本。

文档一体 化管理 (基本的 档案管理

类功能， 文档签入、

但区别于 签出和版本

文档修改完成后，会提示“是否手工修改版本号”的选择来修改版本号

控制 专业的档 案管理系

统)

文档中心的首页面显示所有已发布的文档，对于没有权限查看发布文档的用户可以提出

文档借阅

借阅，选择“借阅日期”和“归还日期”后，借阅单会提交给分类管理员。分类管理员 可以“允许”或者“拒绝”该借阅申请，同时借阅人也可以通过“借阅列表”查看该借阅 申请是否通过

文档列表直 通过切换显示当前分类直属或者非直属(含子分类)文档，如选择显示直属项，则只属、非直属 显示 该分类下的文档列表，如选择显示非直属项，则显示该分类以及其子分类下的所的切换 有文档 列表 文档导入

文档中心支持将其他的库中文档导入到其中的对应分类下，便于系统中的用户查看 工作计划：用于公司工作计划的制定。工作总结：对日常、项目中的工作进行管理，提 供对公司日、周、月、季、年等时间维度的工作总结平台，对工作成果要可以随时查阅 到并进行归档。

工作计划：用于公司各部门工作计划的制定。工作总结：对日常、项目中的工作进行管 理，提供对部门日、周、月、季、年等时间维度的工作总结平台，对工作成果要可以随

时查阅到并进行归档。

公司计划和

工作计划 和总结平

台

总结 部门计划和

总结

个人计划和

总结

工作计划：用于用户个人工作计划的制定。工作总结：对日常、项目中的工作进行管理， 提供对用户个人日、周、月、季、年等时间维度的工作总结平台，对工作成果要可以随 时查阅到并进行归档。

包括：项目基本信息、项目成员列表和导航节点设置三个基本信息。其中导航节点是项 目管理员可以调整导航树中业务的顺序、 修改某个业务工作对应的 URL 的链接地址和新 建及删除某个业务 对项目的计划、章程等管理，包括：项目建议书，项目可研报告，项目章程，项目计划 纲要，项目重大变更管理，项目管理制度规定与程序和模板文件管理七个基本部份 对项目进行进度管理，包括： WBS (项目管理工作结构分解 )，项目总进度计划，项目月度计划，项目月度发展报告四个基本部份 对项目中所需费用管理，包括：资源计划、项目概算/预算、项目月度支出计划、费用变 更及审批五个基本部份

对项目中的合同和采购情况的管理，包括两部份：合同管理和采购管理。 1.合同管理下 有：合同审批、合同文档和合同汇总表三个基本部份。 2.采购管理下有：请购申请、商 务报价、供应商管理、物品管理管理、采购变更申请和催交报警六个基本模块 是对项目实施中有关质量的计划和检验的管理，包括：质量管理计划、质量检验记录和 整改记录 对项目中产生图纸、文档和数据的管理，它由两部份组成，图纸资料管理和文件管理。 其中图纸资料管理下有：收发文记录和电子文档两个基本部份。文件管理下有：设计文 件、施工文件、设备文件、工艺文件、电议文件、综合文件和其他七个基本部份 是记录项目相互间沟通和会议记录的管理，包括：项目沟通关系矩阵和会议记要 对党务相关流程的审批处理，已经相关信息的发布，向员工宣传党务信息、最新等。 为与企业组织文化管理相适应，需为员工建立个性化服务，包括员工关心、解读、 交流反馈等项管理功能。

项目配置

综合管理

进度管理

项目管理 平台

费用管理

合同和采购

管理

质量管理

文档数据管

理 沟通管理 党务管理

职工之家

员工亲情关 通过员工生日祝福、子女出生在线祝贺、家庭生活照展示等栏目展示公司对员工的亲情

怀 关心

党群管理

解读

通过简单易懂的指引文件告知员工企业的各项规章制度以及各项事务的办理流程。

员工服务信 主要包括新员工入司、调动、竞聘结果、团体采购等增值福利性服务信息等；管理员还 息 可以根据需要增加或者调整信息的类别。 员工意见反 提供在线征集员工意见并作反馈的功能，反馈的方式包括在线满意度调查、在线领导意

馈 见信箱、纪检监督信箱等。

专题教育 针对特定专题提供培训、材料以及考试管理功能，解决党务专题学习及考核的管理要求

即时通讯 系统

提供类似于 MSN 的内部交流工具， 更加安全方便。 提供待办工作的桌面提醒、 远程视频 语音交互、收发短信等功能，支持中国挪移信息机、 Push Mail 等接口方式。

通过办公系统采用邮件的方式收发传真，方便异地收发，便于保存和管理，使用户可以 通过传真邮箱直接收、发传真。这项功能需要与 OA 系统配套使用的传真服务的支持， 并且需要系统管理员为特定的用户启用该功能

Gocom

网络传真 传真信箱系统

平 台

挪移办公 挪移办公子 实现基于智能终端的 OA 系统访问功能，满足挪移办公的管理需要，实现随时、随地、 子平台 系统 方便的办公，将办公系统延伸到挪移运营商网络所能覆盖的任何角落。

档案管理 专业档案管 借助专业的档案管理系统软件平台，实现档案的电子化管理。同时借助办公系统所提供 平台

理系统

的档案归档接口，满足办公系统产生的文书档案的归档要求。