图书与档案 啊Ｉ 浅析工程施工档案的归档及质量控制 深圳市地铁三号线投资有限公司 黄燕娟 ［摘 要］本文结合资料整理的基本原则，从施工图设计文件质量的控制，材料供应资料档案质量的控制，施工文件质量的控制等三方面阐述了施工项目资 料管理的重点，以提高施工项目资料管理水平，确保工程档案的完整、准确。 ［关键词】工程项目 档案管理 质量控制 中图分类号：Ｇ２７１ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００９—９１３Ｘ（２０１０）１９—０２８７—０１ 建设工程资料是建设工程实体完工后体现原施工过程质量控制的文件，它 是施工过程的文字体现，施工项目文件资料管理是一项复杂的管理过程。 建设工程档案的收集、整理、审核与归档，是通过以工程项目为对象的 系统管理，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过 程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。所以施工项目管理部门档案资 料质量控制尤为重要，重点体现在以下三个方面：施工图设计文件（含变更）的 收集整理、材料供应资料收集整理、现场旋工文件收集整理。 １资料整理的基本原则 （１）建设工程文件的形成应符合国家相关的法律法规、施工质量验收标 准和规范、工程合同与设计文件等规定。 （２）建设、勘察、设计、旅工、监理单位主管技术负责人组织各自分 管的建设工程文件的全过程管理工作。建设过程中文件的收集、整理和审 核工作应有专人负责。 （３）建设工程文件应与建设工程进度同步收集、整理并按规定移交。 （４）建设工程各参建单位应确保各自文件的真实、准确和完整，不得对建 设工程文件进行涂改、伪造、蓄意抽撤、损毁或丢失，对弄虚作假、故意隐瞒 而造成文件不符合真实情况的，由有关部门追究责任单位和个人的责任。 ２施工项目资料管理的Ｉ点 ２．１施工囤设计文件（含变更）质量的控制 施工图设计文件由设计院编制，是现场施工的依据，也是编制竣工图的依 据。不同的设计单位设计文件不同，所出具的变更单也存在工程名称、单元名 称、项目号、图号等差异，重号、缺号情况较为普遍。内容变更时，材料代换、 变更单不注明原图号，加上大量的传真件给编制竣工图增加了难度。 做好设计文件质量的控制，首要的一点是资料人员要熟悉了解各设计院该 项目的施工图纸，做好核验工作，核验的要求包括：１）从开工到竣工清单与实物 是否相符，目录与内容是否一致：２）图纸的工程名称、单元名称、项目号、图 号等是否与规定的一致：３）本次来图与历次的来图有无矛盾或错误，修改量大 约占多少等情况。根据总目录核对该目录下的所有文件，根据分目录核对整个 专业的所有文件。核验应做到：发现问题及时进行汇总、处理，不能及时处理 的应做好跟踪。 ２ ２工程材料供应资料档案质量的控制 材料供应的资料档案由厂家提供，经采购验核后移交。材料资料应有合 格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容。一般情况下，施工材料采 购合同及其技术附件会对厂家提交的资料做要求（也有未要求提交资料的）。 就施工单位而言，在厂家提交资料时，采购人员未能严格把关，在将资料发给使 用和管理部门后，这些部门也很少核实其完整性，造成长期以来工程施工资料 管理人员只能是被动的接收，即交什么收什么。而采购合同或协议的多头签订 造成归档难度的增加，档案部门难以了解项目的应交资料情况，也只能是被动 的归档。 材料供应方档案资料包含了物供中心采购部分（即甲方采购）及施工总包 单位采购的部分。对于甲方采购部分，档案管理人员应要求物供中心提供移交 清单并需注明项目名称、设备仪器仪表名称及编号、资料名称等，并进行验核 清单与实物是否对应，每台设各至少提供一份原件能满足档案的要求（整洁、 清晰、签章齐全）。如果遇到没有合同或协议的情况下，应对照设计图纸，了解 采购情况及应提交的资料，争取在资料收集工作中处于主动，及时做好催交工 作，迫使采购业务人员重视，对照合同或协议检查厂家资料，完善所交资料。对 于旅工项目，针对施工项目供应商资料质量有所失控的情况，施工项目档案管 理控制适当完善做法：１）规范合同内容：２）全面了解施工图纸中应采购的设各 仪器仪表情况，并进行汇总：３）要求材料供应单位及时移交采购合同及其技术 附件，并把资料内容补充到汇总表中ｉ４）要求供应商及施工管理部门的资料提 前移交，以掌握供应商资料提供的进度和初步审核资料的情况，及时做好反馈， 使施工单位的资料文件得以完善，尤其要做好厂家项目现场资料的及时收集。 ２．３施工文件质量控制 做好旌工文件的质量控制，档案人员、项目资料员、项目经理、主任 工程师等都应各负其责，档案人员从档案管理的角度进行审核把关，其他方面 从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档 案人员更大的职责，即不只是从档案管理的角度把关，也要从施工的角度把 关。资料员依据图纸了解项目共包含哪些内容，现场人员则要清楚施工单位 提交的这些内容是否与工程相符。 档案资料质量控制贯穿于整个项目管理的过程中，在实际的操作中，会遇 到较多问题，主要有以下几个方面： １）由于工程项目的复杂性，会涉及多套装置或单元同时进行，工期要求又 紧，在参建各方保证进度的前提下，会出现大量的设计变更。一方面，无论是 设计单位编制最终版施工图还是旌工单位编制竣工图，均不能全面反映真实的 最终情况，遗漏现象较为严重：另一方面，项１７１经理、质监工程师及监理工程师 往往一人负责多个项目，不能细致认真的做好交工资料的审核工作。２）档案管 理制度不够健全。资料整理是档案归档的基础工作，资料员职责不清晰，责任 不明确，在移交至档案部门时，没有完整规范的管理制度，也没有资料质量及验 核责任的界定，造成归档资料的缺失和不规范。３）项目施工班子重实体质量轻 资料管理，在待遇上也是重施工员轻资料员，往往资料员是兼职或干脆取消，或 人员频繁更换，这在一定程度上造成资料收集、整理工作的滞后。 结语 总之，资料管理是项目管理全过程中的一个薄弱环节，但却是单位工程质 量管理及竣工验收的重要组成部分，完整、真实、准确的工程档案是尤为重要 的长效资料，可为日后工程竣工投入使用、维修管理提供有力的参考依据，能 够实现其显著的经济效益。因此，对于施工项目，应做到关口前移，领导负责， 专人承办，严格控制 尤其要重视固定培训档案资料人员，让资料人员同时既 是档案专业人员，又是工程管理人员，使之更好地架起档案与工程的桥梁，以确 保工程档案的完整、准确。而解决的根本还在于：将档案意识灌输给每一位管 理者和参与者，在规范管理和完善制度的同时，理解资料工作，正确对待资料工 作，使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势，尽职尽责地完成本职工作，规 范的档案自然就水到渠成。 科技博览ｌ ２８７
