Office高级应用复习资料

题型：

一、单选20*1

下列函数公式中，求平均值函数是（ ）。 A SUM

B COUNT

C MAX

D AVERAGE

二、多选5*2

在Excel中，下列使用通配符查找文字，正确的是（ ）。 A 使用w*，可以找到who，where C 使用w？，可以找到who，why

三、填空15*1

B 使用w*，可以找到who，why

D 使用wh*，可以找到what，where

交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用，在Word中可为标题、脚注、 、题注、编号段落等创建交叉引用。

四、判断10*1

在Word中，图形不能添加文字。（ ）

五、简答5*4

简述邮件合并的步骤。

六、操作25（涉及三个软件的操作！）

一篇文稿由封面、目录和正文三部分组成。排版时要求给正文部分加上页眉和页脚，其中奇数页页眉显示“***公司”，偶数页页眉显示文稿各章标题，正文页脚显示页码。每一页加上“公司绝密”作为背景。请简述完成上述排版要求的基本步骤。（8分）

第二、三章

1、Word的功能

❖ 新建和打开文档 ❖ 保存与关闭文档 ❖ 输入文字

❖ 插入符号、日期和时间 ❖ 编辑文本

▪ 选定、删除、移动、复制文本 ▪ 查找和替换文本 ▪ 操作的撤销与恢复 ▪ 打印与预览

2、Word中格式刷的作用

❖ 对已经设置好的段落格式，可以使用“格式刷”按钮进行复制

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❖ 该方法对简单文档十分有效，对长文档进行处理，建议用样式功能

3、Word的视图有哪几种

❖ 视图：以不同的形式组织和显示文档内容

❖ 视图类型：“普通”、“Web 版式”、“页面”、“大纲”、“阅读版式”、“文档结构图”或“缩

略图”。

❖ 其中，大纲视图和文档结构图适合对长文档的编辑和排版

❖ 大纲视图：用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别，便于进行大块文

本的移动、生成目录等操作，还便于文档层次的变更。 ❖ 文档结构图：是一个位于的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图”

可以对整个文档快速进行浏览，同时还能跟踪在文档中的位置。（显示内容的详细程度，设置标题的字体和字号，并更改突出显示活动标题时的颜色,不同于网页的目录框架网页）

4、样式的类型

样式：应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。 样式通常用一样式名标记，可以包括段落样式、字符样式、表格样式和列表样式。

5、样式的存储位置

一、储存于文档（默认状态），只对当前文档起作用 二、储存于模板，作用范围为同一模板衍生的所有文档

三、储存于“Normal.dot” ，作用范围为本机上所有Word文档

6、段落样式中首行缩进，左缩进，右缩进，行距，段间距的含义（来自Internet）

段落是指文字、图形、对象或其他项目组成的集合。每个段落末尾都有一个段落标记，即一个回车键。段落标记不仅标识一个段落的结束，还存储了该段的格式信息。 左、右缩进：指段落距文本左、右边界的距离 首行缩进：指用于设置段落第一行的缩进 行距：同一段落中不同行之间的距离

段间距：每按一次Enter键形成的段落之间的距离，而不管这个段落是占一行还是占多行

7、模板的概念、作用

概念：模板是一个特殊的文档文件，内部预先设置了一些特定格式的内容

作用：利用模板创建文档时，由于文档的一些内容以及格式都已确定，用户只需要填入相应

的信息即可，这样既节省了文档的排版时间，又能保持文档格式的一致性

8、主控文档与子文档的关系（确定文档位置，创建主控文档，将子文档添加到主控文档，

保存主控文档，删除子文档）

（1）主控文档是一组单独文件的容器，这一组单独的文件称之为子文档，而主控文档是这

些相关子文档关联的链接。

（2）使用主控文档可以将长文档分成较小的、更易于管理的子文档，从而便于组织和维护。 注意：主控文档和子文档都存放在同一文件夹中，以便主控文档来链接这些子文档。 （3）删除子文档有什么影响？

A、单击“大纲”工具栏上“删除子文档”按钮，则只删除子文档和主控文档之间的

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链接，即不删除主控文档中的子文档内容，也不删除子文档文件本身。

B、按键，当从主控文档删除子文档，但子文档文件文件仍处于其原始位置。

9、交叉引用

❖ 交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用，可为标题、脚注、书签、题注、编号

段落等创建交叉引用。

❖ 注意：创建的交叉引用仅可引用同一文档中的项目。

❖ 使用引用对象与交叉引用，能够增强排版的灵活性，减少许多烦琐的重复操作，提

高工作效率。

10、 页脚、页眉（页码设置）

❖ 定义：页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。 ❖ 方法：【视图】菜单中的【页眉和页脚】，在页眉和页脚区域中进行处理。

11、批注和修订的作用两者区别

❖ 批注：是指作者或审阅者为文档添加的注释或批注。（只评论不修改） ❖ 批注框作用：可以方便的查看审阅者的修订和批注，并对其作出反应

❖ 修订：是指显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的标志位的标记。（用

一种特殊的标记来记录所做的修改）

❖ 修订作用：启用修订功能时审阅者的每一次插入，删除或者是格式更改都会被标记

出来，当作者查看修订时，可以接受或者拒绝每一处修改

❖ 作用：可以将审阅者的信息完全显示，而又不影响原文档 （来自ppt） 12、图形、文本框的组合 首先，鼠标选中自选图形

然后，按住键盘上的Shift键（在键盘的最左下角）的同时，用鼠标单击文本框

接着，右击鼠标（为了以防万一，可以按键盘上的右键按钮《在空格键右边三个 键位处》），选择“组合”--“组合”即可

13、在Word中创建表格的方法

1. 使用“插入表格”按钮创建表格

❖ 该方法创建的表格都与窗口同宽，每列的宽度也相同，表格样式简单，创建

过程简单方便，适用于要求比较低的情况

2. 使用菜单命令创建表格

❖ 【表格】菜单中的【插入】/【表格】命令 ❖ 与方法一效果相同 ❖ Tips：自动套用格式

为新表记忆此尺寸

3. 使用“绘制表格”工具创建表格

❖ 外围边框：按下鼠标左键，从要创建的表格的一角拖动至其对角 ❖ 表格线：利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格

4. 手动添加表格

14、图片的环绕方式

嵌入式，四周型环绕，紧密型环绕，衬于文字下方，浮于文字上方

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15、邮件合并功能及实现步骤 邮件合并功能：

❖ “邮件合并”功能最初设计用来批量发送邮件。

❖ 可以批量处理信函和信封等与邮件相关的文档资料，可以帮助用户便捷地批量制作

标签、请柬、工资条、成绩单等等

❖ 这类文档的共同点是有大量相同的固定内容，重复输入工作量大，只有少量变化的

内容，可以从外界导入。

邮件合并步骤： （1） 创建主文档 （2） 指定数据源

（3） 向主文档中添加域

（4） 预览合并，完成邮件合并

第四、五章

16、Excel的主要功能

❖ Excel是目前使用最广泛的专业电子表格软件，可以对数据进行处理、统计分析与计

算，简单的数据库管理，能绘制图表，并能与Internet网络共享资源。

17、公式中的元素

（1）最前面是等号（=）

（2）后面是参与计算的元素（运算数，每个运算数可以是不改变的数值（常量数值）、单元格或引用单元格区域、标志、名称或工作表函数） （3）参与计算的元素又是通过运算符隔开的

18、运算符及其优先级

❖ 算术运算符 ❖ 比较运算符

❖ 文本运算符： & ❖ 引用运算符

▪ 冒号“：”运算符按“左上角单元格引用:右下角单元格引用”的形式表示一个矩

形的单元格区域。例如，“A1:C3”，表示以A1为左上角C3为右下角的矩形区域内的全部单元格。

▪ 逗号“，”运算符用于将指定的多个引用合并为一个引用。例如

“A1:B2,C1:C3”，表示A1:B2和C1:C3两个单元格区域。

❖ 由高到低各运算符的优先级是：（），%，^， *、/，+、-，&，比较运算符。 ❖ 如果运算优先级相同，则按从左到右的顺序计算。

19、相对引用与绝对引用（复制公式时如果是相对引用注意引用地址的变化） （1）相对引用

在相对引用中，如果将公式（或函数）复制或填充到其他单元格中，系统会根据目标单元格与原始单元格的位移，自动调整原始公式中的单元格地址的行号与列标。 （2）绝对引用

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在绝对引用方式中，所引用的单元格地址是按“$列标+$行号”格式表示的。例如，$A$1、$B$5等。与相对引用相反，若将采用相对引用的公式（或函数）复制或填充到其他单元格中，其中的单元格引用地址不会随着移动的位置而自动产生相应的变化，是“完全”复制。

20、自动填充柄（鼠标放到单元格右下角时出现的十字）的作用

作用：可以复制公式和普通内容，还可以自动按规律增减的顺序填充。

21、公式中的常见错误

错误值 原因说明

#### 列宽不够，或者包含一个无效的时间或日期

#DIV/0 该公式使用了0作为除数，或者公式中使用了一个空单元格 #N/A 公式中引用的数据对函数或者公式不可用（负数开方） #NAME? 该公式中使用了Excel中不能辨认的文本或名称

#NULL! 公式中使用了一种不允许出现相交但却相交了的两个区域 #NUM! 使用了无效的数字值

#REF! 公式引用了一个无效的单元格 #VALUE! 函数中使用的变量或参数类型错误

22、求和函数SUM（），计数函数COUNT（），最大值函数MAX（），最小值函数MIN（），求平均值函数AVERAGE（）（见课本）

23、文本操作函数(“&”“CONCATENATE”) 合并单元格文本

（1）使用&（和号）运算符

公式：=A1&A2 合并单元格A1和A2所包含文本 （2）CONCATENATE(text1,text2，...) 当需要合并的单元格数量较多时用

24、单元格格式设置（文本、日期、数字、小数位数设置） 课本P90~P101

25、通配符的使用（？和*的区别） 星号（*）：可以使用星号代替0个或多个字符。 问号（？）：可以使用问号代替一个字符。

26、数组公式输入注意事项（书上例子P103 图4-30）

❖ 数组公式就是可以同时进行多重计算并返回一种或多种结果的公式

❖ 数组公式中使用两组或多组数据称为数组参数，数组公式中的每个数组参数必须有

相同数量的行和列。

27、文本操作函数（大小写转换，LEN（），LEFT（），RIGHT（），MID（）） 改变文本大小写

UPPER函数（转换成大写） Lower函数（转换成小写）

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Proper（转换成首字母大写） UPPER(text) LOWER(text) PROPER(text)

替换函数

SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])

instance_num为数字n，表示将第n次出现的旧文本替换为新文本 REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)

start_num为替换起始位置，num_chars为替换字符个数 注意：text文本需用“”括起来

SUBSTITUTE函数（E替换文本字符串中具体的文本） REPLACE函数（替换文本字符串中具体位置上的文本）

合并单元格文本

&（和号）和CONCATENATE（合并的单元格数量较多时用）

格式化的显示成文本

TEXT函数(将一些数值按规定格式显示成文本) TEXT(value,format_text) format_text为格式模板

删除文本中的字符

LEN函数（返回文本串的字符数） LEN(text)

LEFT函数（根据指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符） LEFT(text,[num_chars]) num_chars为数字n

RIGHT函数（根据指定的字符数返回文本串中的最后一个或后几个字符） RIGHT(text,[num_chars])

MID函数（返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户指定） MID（text，start_num，num_chars）

删除额外的空格和非打印字符 TRIM(text) CLEAN(text)

TRIM函数（删除数据前后的所有空格，用一个空格替换多个空格的内部字符串） CLEAN函数（删除字符串中的所有非打印字符）

28、日期函数（YEAR（），MONTH（），DATE（），判断是否闰年的例子P97）

❖ TODAY（） 返回当前系统日期

❖ DATE（year,month,day） 根据代表年、月、日的数字生成对应日期值 注意：当month、day超过规定值时，系统自动累加

❖ WEEKDAY（serial_number，[return_type]） return_type为数字1~3，表示返回“星期

几”的类型

❖ MONTH（serial_number） 返回日期中的月份 参数为日期值

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❖ YEAR（serial_number）返回日期中的年份

❖ NETWORKDAYS（start_date,end_date,[holidays]） holidays为可选参数，表示不在

工作日历中的一个或多个日期所构成的可选区域 ，holidays可以是法定假日以及其他非法定假日。如果holidays缺省，返回的值为工作日的天数。

29、对单元格区域的引用

引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。Excel支持两种单元格的引用样式，即A1方式和R1C1样式。

绝对引用 相对引用 混合引用 三维引用

30、求出现频率的函数MODE（）

❖ 出现频率最高子目的计数

▪ 语法：MODE（range）

用MODE(),能得到频率最高的,但重复的只显示第一个。

用COUNTIF(),可以得到所有数据的出现次数,但显示结果不在一个单元格,而是每个数据后面均显示。

31、利用身份证号码求出生日期和性别的方法（作业中已经做过）

32、排序的操作方法

❖ 一个数值在一组数值中的排位的函数RANK

▪ 语法：RANK(number,ref,order)

▪ 参数：number为需要找到排位的数字；ref 为包含一组数字的数组或引用。

order为一数字用来指明排位的方式：0 或省略，返回降序排列的排位；不为零，返回按升序排列的排位。 ▪ 函数 RANK 对重复数的排位相同

❖ 特定数值在一个数据集中的百分比排位的函数PERCENTRANK

▪ 语法：PERCENTRANK(array,x,significance)

▪ 参数：array为彼此间相对位置确定的数字数组或数字区域。x为数组中需要

得到其排位的值。significance为可选项，表示返回的百分数值的有效位数。

33、分类汇总注意事项

选中对应的区域，点击数据中的分类汇总，在出现的对话框里选择正确的分类字段，汇总方式以及汇总项，再确定。

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第六、七章

34、幻灯片切换技巧（自动、手动） 自动切换:

在PowerPoint中，可为每个幻灯片设置相应时间，让它到达预定时间后自动切换而无需手工单击切换：先在普通视图中选中幻灯片，再选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”，在“换片方式”下，选择“每隔”复选框，再输入要幻灯片在屏幕上显示的秒数即可

35、动作按钮

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36、母版的作用（幻灯片母版，标题模板） 幻灯片母板的目的是使用户进行全局更改，如替换字形，并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。

一个放映可能会有多张标题幻灯片，在这种情况下，标题模板就非常有用。标题模板包含应用到标题幻灯片的样式，这些样式包括背景设计，颜色，标题和副标题文本以及版式。

37、演示文稿的视图有哪些 普通视图，幻灯片浏览视图

38、幻灯片放映时的技巧（如何是鼠标变成画笔，排练计时，白屏、黑屏切换，退出） 如何是鼠标变成画笔：

排练计时:

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白屏、黑屏切换：

方法1：直接按下字母键w，变成白屏，直接按下字母键b，变成黑屏 方法2：如图

退出：

ESC；放映结束，单击鼠标退出；右键单击，选择结束放映

39、演示文稿的放映模式？如何实现？ （1）采用窗口放映模式

只需按下键，同时单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片播放”按钮 （2）采用小屏幕放映模式

只需按下键，同时单击演示文稿窗口左下角的“幻灯片播放”按钮

第七、八、九、十章

40、宏的概念

❖ 宏是通过一次单击就可以应用的命令集

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❖ 由一系列的菜单选项和操作指令组成的、用来完成特定任务的指令集合

41、防止宏病毒的方法

❖ 可采用下列预防措施

▪ 在计算机上运行最新的防病毒软件 ▪ 将宏安全级别设置为“高”

▪ 清除“信任所有安装的加载项和模板”复选框 ▪ 使用数字签名

▪ 维护可靠发行商的列表

❖ 一般情况下， Office 中的宏只有少数才带有宏病毒，即使有也可以很容易地清除 ❖ 摆脱宏病毒的方法是删除宏文件中不熟悉的宏，但这可能只是临时修复。一个摆脱

宏病毒的合适方法是获取一个病毒保护程序并有规律的运行它

42、文档的密码保护

❖ 文档保护，就是保护用户的文档免受未授权的人访问和修改，用户对文档的修

改权以保护文档，也可以为文档添加多种保护级别的密码 1. 指定打开文档的密码 2. 指定修改文档的密码

3. 建议其他人以只读方式打开文档 4. 指定传送供审阅的文档的密码 5. 指定使用表单域创建窗体的密码

43、宏的安全级别

❖ 将安全级设置为“非常高”时，宏将被禁用

❖ 安全级“高”通常适用于用户没有安装防病毒软件的时候。这时Office自身提供宏命

令的安全性检查，只允许运行可靠来源的宏。如果对方的文件中包含无签名的宏，Office打开文件时将自动禁用宏。如果是包含签名的宏，仅在选择信任作者和认证授权机构的情况下才启用宏

❖ 选择安全级为“中”时，用户可以根据所使用的宏命令是否安全来选择在打开文档时

是否启用宏命令

❖ 安全级“低”时，Office应用程序将不对宏做出任何检查

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