技术文件管理制度-A版[1]

技术文件管理制度-A版[1]

QC/SYHS-SJ/2010

上虞市华盛减速电机有限公司

技 术 文 件 管 理 制 度

（A版）

受控状态： □是 □非

编 制： 审 核： 批 准：

2010年9月20日发布 2010年9月24日实施

技 术 文 件 管 理 制 度

技术文件是本公司的核心机密，是本公司进行生产和管理工作共同的依据，是本公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。为了加强管理并规范员工的行为，特制定本制度，要求本公司员工互相监督、自觉遵守。 1、技术文件的定义

技术文件是指公司的产品设计图纸、生产图纸、工艺文件，操作规范、顾客提供的图纸图样、各种技术标准，以及商务合同、客户资源、财务报表等等；与公司利益相关的各种文件的统称。 2、技术文件的编制和管理

生技部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并从技术人员中指定一人兼职做文件管理员，负责公司各部门所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废等处理。各使用部门负责人负责日常使用中各种技术文件的分发、登记并监督确保技术文件的清晰完整性，有效性。 2.1技术文件编号和签署栏的管理

编号管理是有效控制和使用技术文件的保证；签署栏是技术文件实际执行的记录，也是分明执行人各自职责的明证；应统一技术文件的编号和签署栏格式。具体编号参考本公司文件管理人员制定的《技术文件统一编号标准》。未件管理员授权，任何人不得在技术文件、图纸、图样等资料的编号上作任何标记、涂改。

技术文件、内部技术标准及图纸资料的应严格执行设计（编制）、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件视为待审文件。

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编制技术文件的技术人员应在编制的技术文件审批生效后对技术资料进行整理，并交文件管理员刻制光盘，备份、存档。 2.2技术文件的发放、借阅、复制、修改、回收及销毁

日常工作中，文件管理员按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（生产图纸、工艺文件、技术标准以及收集的参考资料等）明确区分，填写《文件受控清单》。同时在清单中标明文件现行修订状态，以防止作废或失效文件的被错误发放。

2.2.1技术文件的发放：技术文件发放时，必须在文件正面右上角加盖“受控”章，

生产图纸还需加盖“生产用图”章，领用部门或人员凭部门负责人签字批准的《文件领用单》在文件管理员处领出，文件管理员填写《文件发放记录本》，注明发放文件名称和编号以及发放日期，领用人在发放记录上签名；为方便文件的追踪，在发放文件的背面加盖《发放回收章》，同时添注日期。

2.2.2技术文件的复制和借阅：员工复制、借阅技术文件应凭部门负责人批准的《复

制、借阅申请单》到文件管理员处复制或借阅，管理员在《文件发放记录本》上做好登记，备注添注“复制”、“借阅”字样，借阅的文件用完后及时归还，并保证资料的清晰和完整性。

2.2.3技术文件的修改：技术文件修改前，负责修改部门填报《文件更改申请单》填

写修改理由及具体内容，由生技部组织技术人员会审，会审通过，指定相关技术人员修改文件，修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，修改通过的文件发放前，由文件管理员下达文件更改通知书，先收回原发放的旧有文件再发放。

2.2.4技术文件的回收和销毁：因工艺变更、产品技术标准变化等原因，导致技术文

件失效不再使用的，由文件管理员下达文件作废、失效声明及时收回；

收回的技术文件，由生技部统一归档、并决定文件的处置，完全没有保存价值的技术文件，由有关技术人员同生技部负责人共同校对核实后，填写《文

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件销毁申请单》（注明文件名称、编号和销毁理由），并经总经理批准，即可销毁。销毁申请单应妥善保存，有据可查。

为便于今后的产品技术改造、或因法律规定原因而保留的技术文件，应加盖“文件作废”章以防误用，并妥善贮存。

因图纸、文件的损坏、污损等原因不能再使用，需重新更换新图纸，更换时凭部门负责人批准的《文件领用申请单》，同时附上原有损坏文件到文件管理员处领用，原分发号不变，旧有的技术文件不必登记即时销毁。

文件回收和重新发放，必须加盖“发放回收章”，注明回收或重新发放日期并在《文件发放记录本》记录。 销毁的纸质文件必须经过碎纸机或者烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。 3、技术文件的保密

3.1受控的技术文件的电子文档资料存放在公司技术文件专用存放电脑，并做好纸质或光盘备份，纸质和光盘备份由文件管理员分类编号收存到资料柜内保管，资料柜钥匙和电脑密码由文件管理员负责保管。

3.2未件管理员授权，任何部门人员不得擅自打印、复制技术文件，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等进行备份。文件管理员的计算机作为公司唯一一个可以收发技术文件电子文档的窗口，其余员工的计算机只可以收发一般邮件，如需外发技术文件，需填写《文件领用申请单》，经部门负责人批准后，由文件管理员负责外发，并做好记录。

3.3日常工作使用中，文件使用者要保管好自己的文件，不得私自向外人转让和借出技术资料，技术文件未经总经理批准，不能带离公司厂区范围，一经发现公司将给予严肃处理。

3.4公司内部用于工作的计算机未经部门负责人批准不得随意拆开，硬盘不准任何人私自带离公司。若计算机出现故障，需部门负责人指定专人送修，并保证公司技术文件不会泄露。

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3.5在公司厂区内的任何人，若不负责任的故意破坏、遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将视情节轻重给予相应惩罚，严重者公司将追究其法律责任。

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