常用公文写作要点.doc

常用公文写作要点

一、通知

（二）总体结构

（1）标题。写明发文机关名称、事由与文种。

（三）颁发、转发、批转公文的通知

这三种通知的正文都比较简短，最简单的形式就是指出谁，经谁批准，为何原因，根据什么，制定了一个什么公文，现将公文发（转发）给谁，怎样执行（或从何时开始施行）。

稍复杂一点的就是在上述简单形式的基础上，对被印发、转发的公文或其所针对的事物进行评价分析，说明意义，指出执行中需注意的事项，或者对这些公文中的规定、要求等提出补充性意见。

注意事项

在撰拟颁发（或印发）公文的通知时应注意，必须认真交代这一规范性公文的有效生

成过程，特别是在当这一过程本身就是法定的情况下。

在撰拟转发公文的通知时应注意，评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见 。

在撰拟批转公文的通知时应注意，通知本身就是一个批示，可以对批转对象提出包括

批评性意见在内的各种评价意见。

颁发（或印发）、转发、批转公文的通知都以颁发、转发、批转对象作为附件，都有对这些公文的执行要求。在“执行”二字之前往往都有一些限定修饰成份，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用“认真遵照”“切实遵照”“参照”“参考”“研究”“参酌”“酌情”等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。

（四）指示性通知

指示性通知指用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项的通知。这种通知的发送对象虽不只是下级机关，但因其内容为更高层次机关的指示精神，因而仍具指示性。

指示性通知的正文一般包括：行文的依据（客观情况、上级要求等）或目的意义；上

级指示的精神及其具体化，如规定，工作任务及安排；执行要求及有关注意事项，如步骤、方法、时间要求、界限、报告执行情况的方式与期限等。

后两部分内容常需以分条列项目的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内容

加以概括（主题句），其后再予阐述发挥使之具体化、明确化。

撰拟指示性通知时应注意：

必须在文中指明行文依据，指明公文中的、规则、要求是上级的指示；

语气应肯定；

内容应具体明确，应使受文者通过阅读公文能对：做什么工作，为何要做，具体怎样

做，依照何种要求和标准，以何种方法去做等获得明确的认识，要拿过来就能干，就能有效果；

避免一刀切、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。

（五）知照性通知

知照性通知指用于转达要求各有关方面周知（只需要知晓而不要求直接执行）的事项的通知。这种通知的发送对象更为广泛，级别方面的也不严格，对下级对平级，甚至对一部分上级均可发送。

正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容（性质、状态）。

为简化正文，有时以附件（如任免名单、公章印模、组织章程等）对事项的内容作细致交代。

撰拟知照性通知时应注意：

制发这类通知主要是在依法依制履行程序手续，为保证其有效性往往需对履行这些法

定程序手续的情况予以说明，故此类内容不得随意略去；公文只需受文者了解事项的情况，

因此，一般不需对事项加以议论评价，只求明确地反映事项的有关性质、状态，文中一般也不涉及直接的执行要求。

二、 批复

（一）特点

批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。

（二）总体结构

（1）标题。写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意” “批准”与否的态度，如《民政部关于同意福建省撤销崇安县设立武夷市的批复》。

（2）主送机关。一般只为报送请示的机关。

（3）正文。

（4）发文机关与成文日期。

（三）正文

主要有三方面内容：指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准有关要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”“特此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。

（四）撰写要求

第一，在批复前必须进行充分的调查研究工作。

第二，批复的意见应明确、具体、可行。

第三，态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题都有所交代。

第四，内容较复杂，事项层次较多时，可分条列项表达各项具体意见。

最后，应注意保持公文的高度针对性，不涉及对方请示问题之外的其他事务和问题。

关于《电冰箱客户定牌为“牡丹牌”请示报告的批复

××分公司：

你司××××号文，关于电冰箱客户定牌为“牡丹牌”请示报告，经研究，同意客户要求，使用定牌“牡丹牌”出口1200台，特此报复。希履约。

××市××公司

××××年×月×日

××分公司关于港商方面提出电冰箱定牌问题的请示

××公司：

78P4201合约项下，我同益民公司签双门无霜电冰箱1200台。该项业务属带料加工性质。签约时双方协商，暂把商标定为“天坛牌”。最近港商方面提出“天坛牌”商标推销起来有困难，希望改为“牡丹牌”，标牌形状、图案亦由他们提供。可否同意，请批复。

××分公司

××××年×月×日

三、请示

用于下级机关向上级机关请求指示或批准。

（一）总体结构

1·标题。写明发文机关名称、事由与文种。

2·主送机关。

3·正文。

4·发文机关与成文日期。

（二）正文

●行文的依据、原因；

●待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及其理由；

●行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。” “请审核批复。 ”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。

（三）撰写要求

第一，请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能处处事事都请示，必须满足一定条件时才能行文。

第四，未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。

第五，陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人，强加于人的语气来陈述。

关于审批问题的请示报告

（１９９０年７月２０日）

：

一、公发[１９９０]９号文件下列条款适用范围是否包括那些在农村作案的农业人口？

第一条第三款“卖淫或嫖娼被机关查处两次以上（含两次）的，应予以劳动教养。”；

第二条第二款“但对被机关查处两次以上（含两次）的屡教不改者，应予以劳动教养。”；

第五条第一款“以手段设局骗钱数额巨大的，屡教不改的分子，以及为活动提供场所、赌具、食宿条件的，应予以劳动教养”。

二、常委会通过的《关于处理逃跑或者重新犯罪的犯和人员的决定》

中规定对人员解除教养三年内犯罪，外逃后五年内犯罪的，从重处罚。但对逃跑后五年内再未发现犯罪的是否再予追究未作规定。我省有一人员于八六年被处于劳动教养三年后，闻风逃跑，至今已四年，返乡后经审查没有发现新的违法犯罪事实，现是否还要执行原决定？

上述请示，务必速予答复，以便执行。

省厅审批办

四、报告

报告用于在工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问.

报告的主要特点是：受报告制度的影响，为各机关普遍经常使用；一般可制发于事后，也可制发于事前或事中；不具备强制复文的性质。

（二）总体结构

（1）标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。

（2）主送机关。

（3）正文。

（4）发文机关与成文日期。

（三）报告正文

正文主要包括：行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语，请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。

（四）撰拟工作报告时应注意

第一，报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。

第二，应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。

第三，应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。

第四，对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。

第五，在撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来

文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。

五、意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。

下行的意见正文与指示或指示性通知相类似。

上行的意见正文与工作报告有相近之处。正文主要包括：行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题并对其性质进行概要分析；建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等），；结语，可提出转发建议：“以上意见，如无不当，请批转（单位）执行。”

作为下行文的意见，文中有明确贯彻执行要求的，下级机关要遵照执行，没有明确要求的，下级机关可参照执行。

（一）特点



用于记载和传达贯彻会议主要精神与议定事项。其主要特点是：会议纪要是对会议情

况与议定事项的完整而系统的记载，一般制成于会议后期或会议结束之后；所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位与与会单位（人员）的共同意志与法定的权威性，因此，对于有关的与会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有权要求有关的受文单位予以遵守或执行；具体每一份纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求，

因此，会议纪要整体上一般兼具知照性、参考性、规范性、协议性、指导性、执行性等多种性质。

（二）总体结构

（1）标题。需写明会议名称与文种（纪要），如《全国工作会议纪要》。

（2）成文日期。一般用圆括号标注在标题正下方。

（3）正文。

（4）署名。必要时由与会各方或其代表签具机关名称、职务、姓名等。

（三）正文

议决性会议纪要的正文主要包括：导语，概述会议基本情况，如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等（例行性会议可省略其中的某些内容）；议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益，或就某个问题形成的一致认识等；提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施要求等。

消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题与会各方发表的认识、意见；提

出号召、希望、展望，或提出一个新问题，有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。

（四）撰写要求

第一，公文中的主体部分（议定事项或有关方面的认识和意见）大都采用分条列项的形式。议定事项一般以一个事项或一个具体问题为一条或一项。反映有关各方认识和意见的内容，既可以逐一介绍围绕同一问题形成的各种具体意见，也可以按发言次序，以发言人为单位逐个将各个方面的主要意见集中予以反映。

第三，要纪“要”。

七、 函

（一）特点

行政系统的函用于平级和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准；党的机关使用的函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。函的主要特点是：灵活简便，不受作者职权范围与级别层次高低的制约，也不受内容繁简轻重差别的严格；内容也较单纯，一般为一函一事；三是同样具有公文的法定效用，可郑重表示法定作者的意志与权威，对受文者的行为有强制性影响。

（1）标题。要求写明发文机关、事由与文种（函或复函），有时也可省略发文机关。

（2）主送机关。

（3）正文。

（4）发文机关和成文日期 。

依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又有发函、复函之别。格式正规、郑重、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活些（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函；作者主动发出向对方提出询问和请求的是发函，应对方要求回答问题，答复请求的是复函。

发函正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料；提出希望或要求，如“请复文”“请予批准”“望予合作”等。有时以“此致”“特此函告”等结尾词作结。向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情况相近。

复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）；答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望要求或致谢。有时以“特此函复”等结尾词作结，答复对方请求批准事项的复函，其正文组成与批复相近。

（四）撰写要求

第一，行文郑重，体现平等、坦诚精神，相互尊重，不强加于人，同时又不过于委婉。忌讲空泛的大道理，忌寒暄客套。如受文者不是个人时，一般毋用“敬礼”等词。

第二，表达应概括、简约、明了。

第三，正确使用专用词和惯用语。敬辞、感盼词语等在函中的应用频率较高，如“为盼”“为感”“为荷”“是荷”“谨致谢忱”“盼复”“候复”“请示复”等，使用时应正确加以选择，以有分寸地正确而贴切地表达意图。

批转建设部、国家文物局关于审批

第三批国家历史文化名城和加强保护管理请示的通知

各省、自治区、直辖市，各部委、各直属机构：

同意建设部、国家文物局《关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理的请示》，现转发给你们，请研究执行。

在建设具有中国特色社会主义的宏伟事业中，既要重视物质文明建设，又要重视精神文明建设。我国的历史文化名城体现了中华民族的悠久历史、灿烂文化和光荣传统，保护历史文化名城是社会主义精神文明建设的重要内容。各地区、各部门要按照《中华人民共和国文物保》、《中华人民共和国城市规划法》等有关法规和本通知的要求，切实处理好历史文化名城的开发建设与保护抢救工作的关系，把历史文化名城保护好、建设好、管理好。

××××年×月×日

关于地方税务机构管理问题的通知

×××××××：

××××年实行税务机构分设以来，工商税收一直保持了较高的增长幅度，新的财税得到了巩固和完善。地方税收工作也取得全面进展，在保证地方财政收入，促进地方经济发展等方面发挥了重要作用。但最近一个时期，一些地方冲击国家统一税法、干扰税收执法的问题比较突出；地方税务机构人员急剧膨胀，管理也不够规范。这种情况发展下去，将对进一步深化财税改革、推进税收征管改革以及地方税务机构的建设带来不利影响。

为加强以地方税务机构的领导，规范和完善地方税务机构管理，现就有关问题通知如下：

一、对省（自治区、直辖市）以下地方税务局实行上级税务机关和同级双重领导、以上级税务机关垂直领导为主的管理，即地、市以及县（市）地方税务局的机构设置、干部管理、人员编制和经费开支由所在省（自治区、直辖市）地方税务机构垂直管理。

二、……

三、……

本通知下发后，凡过去有关规定与本通知精神不符的，一律以本通知为准。

××××年十月二十一日

关于组建国家电力公司的通知

根据建立社会主义市场经济和《中华人民共和国国民经济和社会发展“九五”计划和２０１０年远景目标纲要》的要求，为有利于转变职能、实行政企职责分开、深化电力工业改革，决定组建国家电力公司。

国家电力公司按照有关法律法规和政企分开等原则组建。该公司由出资设立，采取国有独资的形式，是界定的国有资产的出资者和授权的投资主体及资产经营主体，是经营跨区送电的经济实体和统一管理国家电网的企业法人，按企业集团模式经营管理。

国家电力公司成立后，电力工业部继续行使对电力工业的行政管理职能，原由该部承担的国有资产经营职能和企业经营管理职能移交给国家电力公司。国家电力公司不具有行政管理职能，接受电力工业部等有关部门的行政管理与监督。中国电力企业联合会履行对电力工业的行业管理与服务职能。

根据政企分开和精兵简政的原则，各省、自治区、直辖市电力局（公司）按照的部署，在条件成熟时，将现承担的行政管理职能移交给地方综合经济管理部门，同时接受地方的指导与监督。地方各级均不再设电力专业管理部门。

《国家电力公司组建方案》和《国家电力公司章程》已经批准，现一并印发，请认真贯彻执行。电力工业部应会同机构编制委员会办公室加强对这项工作的指导，保证组建工作的顺利进行。

××××年十二月七日

××市工商行政管理局关于工商行政管理机关如何依据

现行法规对个体客运行业进行监督管理的请示

国家工商行政管理局：

上一年开始，在对个体客运出租车行业管理的问题上，我局与客运管理部门产生了认识上的分歧。其主要原因在于我局依照《城乡个体工商户管理暂行条例》的规定，对个体客运行业履行了经营资格审查、核准登记发照、收缴管理费、监督其客运经营活动、查处违法违章行为等方面的监督管理职责。而我市客管部门却以建设部、、国家旅游局（８８）建城字第３５号文件《城市出租汽车管理暂行办法》第三条“对城市客运出租汽车应贯彻‘多家经营、统一管理’的原则”为依据，提出客运行业要独家管理，对个体客

运出租汽车的欺行霸市、强拉顾客、哄抬运价、欺骗群众等违法违章行为，必须由客管部门查处，工商行政管理机关无权过问。这不仅干扰了我们的正常管理工作，而且影响了工商行政管理职能作用的充分发挥，特别是我市即将颁布地方性法规《长春市客运出租汽车管理办法》，迫切需要明确工商行政管理机关管理客运行业的职权。为此，特请示国家局给予答复：工商行政管理机关依据《城乡个体工商户管理暂行条例》的规定管理个体客货运输业，依法履行哪些职责？如何理解“多家经营、统一管理”的原则？《城乡个体工商户管理暂行条例》及其实施细则的规定可否作为处罚个体客货运输行业经营者的依据？

以上请示，恳请速批示。

××市工商行政管理局

××××年二月二十日

××市××局关于调查处理A县水利系统 4O名工人

更改年龄、突击退休补员问题的报告

××市：

××××年 11月 14日，关于询问A县水利系统 4 0名工人更改年龄、突击退休补员一事处理情况的来文收悉，现将调查处理结果报告如下：

××××年10月 2O日接李××等同志反映A县水利系统 4 0名工人更改年龄、突击退休补员问题的来信后，我局××同志、市劳动服务公司经理××同志立即赴A县进行调查。经查证明群众反映情况属实，该县水利系统从19××年10月 5日至 15日，办理退休的4O名工人全部未到退休年龄。原因主要是本人弄虚作假，而其所在25个乡的乡未经认真调查即发给改大年龄的证明信，县水利局明知其中有假，却大开绿灯，为他们办了退休手续。在这4O人中，最少的改大了11个月，最多的改大了23岁。

A县委、县对该事极为重视，并立即采取了果断措施：（一）暂停办理水利系统的工人退休、 子女补员手续；（二）对已办退休、补员的要逐人进行审查，凡不符合规定，弄虚作假办了退休、补员手续的要坚决纠正；（三）对参与作假者给予严肃处理。

根据A县委、县的指示，我局已责成该县水利局将其招收的40名子女全部清退；已办退休手续的40名工人全部于××××年 12月 1日前返回原岗位上班工作。同时，经研究决定给予具体参与此事的××同志以警告处分。此事处理的结果已在A县报纸上公布。

特此报告

××市××局

××××年×月×日